На сайте Харьковского городского совета опубликовали соответствующие распоряжения "Об основных организационных мероприятиях по подготовке и проведению внеочередных выборов харьковского городского головы" и "Об отведении мест и оборудования стендов, досок объявлений для размещения материалов предвыборной агитации".

Первым распоряжением утвердили план основных организационных мероприятий по подготовке и проведению внеочередных выборов мэра Харькова, создали городскую рабочую группу по вопросам материально-технического обеспечения избирательных комиссий, закрепили руководящий состав Харьковского горсовета за администрациями, 

Среди основных организационных мероприятий:

• размещение на сайте Харьковского городского совета официальной информации о подготовке и проведении выборов (постоянно);
• заключение с территориальными избирательными комиссиями договоров аренды имущества (до начала избирательного процесса);
• подготовка помещений для работы Харьковской городской территориальной избирательной комиссии, районных в городе (до 3 сентября включительно);
• выделение мест и оборудование стендов, досок объявлений для размещения материалов предвыборной агитации (до 10 сентября включительно);
• проверка наличия и состояния избирательных ящиков и кабин для тайного голосования (до 1 сентября включительно);
• обеспечение необходимыми транспортными средствами территориальных и участковых избирательных комиссий (на протяжении избирательного процесса);
• отработка с городской и районными территориальными избирательными комиссиями вопроса транспортного обеспечения участковых избирательных комиссий во время получения избирательных бюллетеней и транспортировки избирательной документации в соответствующие территориальные избирательные комиссии (до 5 октября);
• подготовка помещений для работы участковых избирательных комиссий (до 11 октября включительно);
• уведомление районных в городе территориальных избирательных комиссий о местонахождении помещений для работы участковых избирательных комиссий (до 11 октября включительно);
• обеспечение передачи отделами ведения Государственного реестра избирателей одного образца предварительного списка избирателей и именных приглашений на бумажном носителе соответствующим участковым избирательным комиссиям (до 19 октября включительно);
• обеспечение отделами ведения Государственного реестра избирателей в Харьковскую городскую территориальную избирательную комиссию ведомостей о количестве избирателей, включенных в предварительные списки избирателей на участках в пределах округа (после изготовления предварительных списков избирателей);
• обеспечение своевременной передачи участковым избирательным комиссиям избирательных ящиков и кабин для тайного голосования (до 23 октября включительно);
• передача отделами ведения Государственного реестра избирателей одного образца уточненного списка избирателей на бумажном носителе соответствующим участковым избирательным комиссиям обычных избирательных участков (до 28 октября включительно);
• организация беспрепятственного доступа к помещениям участковых избирательных комиссий и помещениям для голосования, которые невозможно полностью приспособить для лиц с инвалидностью и маломобильным группам (на протяжении избирательного процесса);
• благоустройство, обеспечение надлежащего санитарного состояния прилегающей к избирательным участкам территорий (на протяжении избирательного процесса);
• надлежащее обеспечение подходов и подъездов к избирательным участкам (на протяжении избирательного процесса);
• обеспечение внешнего освещения территорий, прилегающих к избирательным участкам, и территорий в ночь после голосования (на протяжении избирательного процесса и в ночь с 31 октября по 1 ноября);
• обеспечение общественного порядка (на протяжении избирательного процесса);
• снятие предвыборных агитационных материалов на стендах и досках объявлений (с 24:00 29 октября);
• содействие официальным наблюдателям от иностранных государств и международным организациям (на протяжении избирательного процесса);
• информирование исполнительных органов горсовета об изменениях в избирательном законодательстве, если такие будут (на протяжении избирательного процесса);
• сохранение избирательных ящиков и кабин для голосования (после прекращения деятельности избирательных комиссий);
• передача избирательной документации от избирательных комиссий в Государственный архив Харьковской области и коммунальное предприятие "Городской архив" (после официального обнародования результатов выборов).

В состав рабочей группы по материально-техническому обеспечению избирательных комиссий вошли секретарь Харьковского городского совета Игорь Терехов (глава рабочей группы), первый заместитель харьковского городского головы Александр Новак (заместитель главы рабочей группы), заместители городского головы, директора департаментов и главы администраций.